En tant que photographe professionnel, vous aurez sûrement besoin de fournir des factures à vos clients. Ce sont ces documents qui vous permettront d’être rémunéré après vos prestations. Cependant, pour certains, la réalisation de facture peut s’avérer une charge supplémentaire de travail, en particulier si le photographe ne dispose pas d’outils adaptés. Ainsi, pour vous faciliter la tâche, l’idéal est d’utiliser un logiciel de facturation en ligne.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?
Le logiciel de facturation en ligne est un outil de comptabilité et de finance qui vise à faciliter la gestion commerciale des factures. Pour ce faire, il est accompagné de divers services qui vous aideront à simplifier leur impression, leur diffusion ainsi que leur archivage. Toutes les sociétés rattachées à la TVA sont dans l’obligation de se servir de ce genre d’outil si la facture est destinée à un particulier. D’ailleurs, le logiciel doit satisfaire certaines conditions relatives à la sécurisation, la conservation, la durabilité ou encore l’archivage des données au sein des systèmes comptables. La facturation doit comporter diverses informations qui peuvent varier en fonction de l’activité de l’entreprise. Ainsi, pour un professionnel de la photographie, celle-ci doit comporter ses coordonnées (adresse, mail, nom, etc.), celles du client, un numéro de facture unique, un numéro SIREN ou un numéro de TVA intracommunautaire, une description des services, le prix unitaire, l’unité de calcul, la date d’émission, les montants TTC et HT ainsi que la TVA collectée. Avec l’aide d’outils de facturation en ligne, la saisie et le calcul de ces données seront plus faciles et plus rapides à réaliser.
Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation en ligne pour un photographe
Le logiciel de facturation est un outil pratique qui procure de nombreux avantages, à savoir :
Une facilité d’utilisation
Grâce à une interface ergonomique et intuitive, un logiciel de facturation en ligne vous propose une facilité d’utilisation. De ce fait, les risques d’erreur seront réduits, car les données sont saisies, calculées et reportées automatiquement. Par ailleurs, l’outil conserve toutes les opérations effectuées auparavant pour éviter d’oublier une facturation.
Le partage des données avec les collaborateurs
Le logiciel de facturation en ligne permet au photographe de donner l’accès à son interface de travail à ses collaborateurs pour pouvoir partager les données. De cette manière, il n’est plus nécessaire de passer par mail pour envoyer les documents comme le partage de factures, de statuts ou de devis avec le comptable.
Le stockage automatique des données
Avec ce genre d’outil, vous avez la possibilité de sauvegarder les différentes données saisies à tout moment dans le cloud et cela, après chaque modification. De ce fait, les données se synchronisent automatiquement dès que d’autres informations y sont ajoutées.
La sécurisation des documents et des informations
Utiliser un outil de facturation en ligne vous donne l’occasion d’assurer la protection de vos données. Tout d’abord, celles-ci sont stockées sur des serveurs sécurisés. Ensuite, le logiciel dispose d’une protection par mot de passe. Cela signifie qu’il n’y aura pas de risque de les perdre. De plus, toutes les informations seront à l’abri des formatages en cas de vol de votre appareil mobile ou de votre ordinateur.
La possibilité de l’utiliser sur tous les systèmes d’exploitation et appareils mobiles
Un logiciel de facturation en ligne est accessible sur tous les systèmes d’exploitation et sur tous les appareils mobiles. Le photographe aura à sa disposition une application particulière pour l’autoriser à accéder à son interface de travail depuis une tablette tactile ou un smartphone. L’avantage est que l’application est disponible sur tous les modèles et marques d’appareils.
La possibilité de personnaliser son outil
L’un des plus grands avantages d’un logiciel de facturation en ligne est qu’il est tout à fait personnalisable. En effet, le photographe peut très bien choisir une facture et l’adapter à son activité. Il convient de noter que plusieurs outils ont été spécialement conçus pour ce genre de profession. Il est donc important de bien choisir celui qui vous convient le plus pour pouvoir y apporter votre touche personnelle comme votre logo.
Quels outils de facturation en ligne privilégier pour un photographe professionnel ?
Si vous êtes un photographe professionnel, il est recommandé de vous tourner vers un logiciel de facturation en ligne certifié. Celui-ci sera en mesure de respecter les conditions de conservation, de sécurisation, d’inaltérabilité et d’archivage de données. Cela est certifié par une attestation délivrée par un organisme accrédité tel que :
- l’AFNOR ;
- le LNE.
Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-utilisation d’un logiciel conforme ?
Si une entreprise se sert d’un outil de facturation qui n’est pas conforme aux règlements prévus par la loi, elle devra payer une amende de 7 500 euros et disposera d’un délai de 60 jours pour disposer d’un logiciel adéquat.
Comment réussir sa facturation en ligne ?
Pour réussir une facturation en ligne, vous devez vous assurer que tous les éléments indispensables à celle-ci doivent être respectés. Faites preuve de concision et déterminez votre honoraire. De même, définissez votre tarif et créez un modèle de facture personnalisé en y précisant vos coordonnées et les ordres de paiement.
